Архив

Неактуальные товары и контрагентов, с которыми вы больше не работаете, можно переносить в архив. Информация по ним будет скрыта, но при этом останется в системе. Также можно убрать в архив услуги, серии, сотрудников, юрлица, склады, проекты и договоры.

Перенесенные в архив элементы не отображаются в справочниках, их нельзя добавлять в документы, контрагентам из архива нельзя выставить счет, но при этом существующие документы не пропадают. При необходимости элемент всегда можно достать из архива и продолжить с ним работать. Можно переносить в архив сразу группу элементов с помощью массового редактирования и импорта.

Архивирование удобно использовать, когда справочники растут в объемах и неактуальная информация мешает работе.

Юрлица, убранные в архив, не учитываются в ограничениях тарифа.

Перенос элементов в архив

Рассмотрим перенос элементов в архив на примере товаров.

Перенос элементов в архив из справочника

1. Перейдите в раздел Товары → Товары и услуги.
2. Отметьте флажками элементы, которые вы хотите убрать в архив.
3. Нажмите вверху на кнопку Изменить и выберите Поместить в архив в выпадающем списке.

Перенос элементов в архив из карточки

1. Перейдите в раздел Товары → Товары и услуги.
2. Нажмите на товар, который вы хотите убрать в архив.
3. Нажмите вверху на кнопку Поместить в архив.

Также можно поместить в архив модификацию — нужно открыть ее карточку и нажать вверху на кнопку Поместить в архив.

Перенесенные в архив товары недоступны для закупки и продажи, не отображаются в складских остатках, а в документах помечаются серым и буквой А.

Отображение архивных элементов

Если вы не можете найти элемент в справочнике, проверьте, не был ли он убран в архив. Чтобы найти его, нужно отобразить архивные элементы в списке. Рассмотрим на примере товаров.

1. Перейдите в раздел Товары → Товары и услуги.
2. Нажмите вверху на Фильтр и выберите в меню Показывать пункт Только архивные либо Все.
3. Нажмите на кнопку Найти.

Архивные элементы помечаются буквой А и серым цветом.

Извлечение элементов из архива

Рассмотрим извлечение элементов из архива на примере товаров.

Извлечение архивных элементов из справочника

1. Проверьте, отображаются ли архивные элементы в справочнике.
2. Отметьте флажками элементы, которые вы хотите извлечь из архива.
3. Нажмите вверху на кнопку Изменить и выберите Извлечь из архива.

Извлечение архивных элементов из карточки

1. Перейдите в раздел Товары → Товары и услуги.
2. Нажмите на товар, который вы хотите извлечь из архива.
3. Нажмите вверху на кнопку Извлечь из архива.

Также можно извлечь из архива модификацию — нужно открыть ее карточку и нажать вверху на кнопку Извлечь из архива.